Współpraca klienta z osobami technicznymi obrosła już legendami. Nie bez przyczyny, w końcu obydwie strony zmagają się niekiedy z różnymi trudnościami podczas kontaktu ze sobą. Nie wynikają one ze złej woli, a przyczyny są często prozaiczne. Jak to wygląda w praktyce? Jak usprawnić komunikację między klientem a specjalistą? Czy jest na to metoda?

Podobnie jest w niemal każdej sytuacji w życiu. Aby dostać to czego potrzebujemy, powinniśmy dokładnie precyzować swoje oczekiwania, czy to względem współpracownika, czy usługodawcy. I w tym momencie przechodzimy do sedna sprawy, czyli trudnej współpracy osoby “nietechnicznej” ze specjalistą. Czy to rzeczywiście musi być takie trudne? Absolutnie nie, wystarczy trzymać się kilku zasad przy takiej współpracy i wszystko powinno skończyć się dobrze.

1. Komunikujmy się

Jest to najważniejszy element, więc trzeba zwrócić na niego szczególną uwagę. Już na początkowym etapie kontaktu, musimy zadbać o precyzyjne przedstawienie swoich potrzeb i oczekiwań. Wstępne rozmowy, to czas kiedy pada też najwięcej pytań ze strony usługodawcy. Aby przygotować wycenę, określić ramy czasowe projektu, zaproponować rozwiązania szyte na miarę, zleceniobiorca musi mieć jak najwięcej informacji dotyczących projektu, który będzie realizował. Musimy pamiętać, że również w naszym interesie jest dokładne określenie i zaplanowanie wszystkiego już na początku, pozwoli to uniknąć późniejszych rozczarowań, a takie mogą się pojawić, gdy naszym jedynym wymaganiem będzie “zróbcie tak, żeby było dobrze”.

2. Nie bójmy się pytać

Jeżeli nie mamy pewności czym się różni CMS od FTP, to nie bójmy się o to zapytać. Nie zgrywajmy specjalisty, kiedy nim nie jesteśmy. Jeżeli czegoś nie rozumiemy, powiedzmy o tym, ale też nie zapominajmy, że czasem zamiast pytać o każdy drobiazg i czekać na odpowiedź, możemy skorzystać z wyszukiwarki.

3. Dokumentacja

Porządek w papierach to podstawa, dlatego bardzo ważna jest dokumentacja. Nawet przy niedużym projekcie warto zadbać o rozpisanie poszczególnych etapów i elementów. Dzięki rzetelnemu harmonogramowi, będziemy panować nad projektem i zawsze będziemy wiedzieć, na jakim etapie są prace.

Podobnie sprawa ma się z ustaleniami w trakcie trwania projektu. Jeżeli ustalamy coś ustnie, wyślijmy maila z podsumowaniem i poprośmy o potwierdzenie ustaleń. Da nam to gwarancję, że druga strona ma taką samą wizję działań. Jednocześnie nic nam nie umknie.

4. Jeden punkt styku

Stare ludowe przysłowie mówi: “Gdzie kucharek sześć, tam nie ma co jeść” – jak to się ma do naszych rozważań? Im więcej osób będzie zaangażowanych w komunikację, tym gorzej! Wyobraźmy sobie sytuację, że po stronie zleceniodawcy istotne zdanie dotyczące projektu ma specjalista ds. marketingu, dyrektor, a także prezes. Przy takiej ilości osób decyzyjnych zazwyczaj kończy się to chaosem. Dzieje się tak, ponieważ dyrektor zleca zmiany, prezesowi się one nie podobają, a specjalista ds. marketingu o niczym nie wie i myśli, że agencja wprowadza nowości na własną rękę. Dlatego zadbajmy o jeden punkt styku ze zleceniobiorcą.

Zazwyczaj po stronie agencji projekt trafia pod skrzydła project managera, który wie o projekcie wszystko i to on zleca zadania poszczególnym specjalistom. Dzięki temu prace przebiegają sprawnie i w terminie. Dobrze by było, aby po stronie klienta kontaktem również zajmowała się jedna osoba, mająca komplet informacji na temat zlecenia. Ustalanie wszystkich rzeczy z jedną osobą skutkuje brakiem zamieszania.

5. Cierpliwość to największa cnota

Niektóre procesy muszą trwać długo i choćbyśmy nie wiem ile maili ponaglających wysłali, nie da się ich przyspieszyć. Nie wynika to z opieszałości zleceniobiorcy, ale z dokładności i precyzji, z jaką na przykład programista pisze kod. Dokładne wykonanie zlecenia jest w naszym interesie, więc ufajmy specjaliście, kiedy mówi, że nie da się czegoś zrobić “na wczoraj”. Na etapie planowania harmonogramu prac – zapytajmy, ile czasu będzie potrzeba na zrobienie danej usługi i po jakim czasie możemy spodziewać się efektów. Pozwoli nam to uniknąć późniejszej irytacji.

6. Poprawki i zmiany to co innego

Tak, poprawki i zmiany to co innego. Poprawiać można coś co już istnieje, jeżeli jest to jakaś modyfikacja – nie stanowi zazwyczaj większego problemu. Zmiana natomiast to zastąpienie czegoś istniejącego czymś nowym – to już stanowi problem. Nie dlatego, że komuś się nie chce, ale dlatego, że zmiana często wymaga dużej ingerencji w już wykonaną realizację, co generuje dodatkowe koszty dla zleceniodawcy.

7. Terminowość

Ustalajmy terminy i starajmy się ich trzymać. Jeżeli zlecamy agencji budowę strony internetowej i agencja prosi nas o przesłanie kompletu materiałów w postaci tekstów i grafik to ustalmy termin, w jakim te materiały prześlemy. To pozwoli agencji zrealizować zlecenie w terminie. Inaczej pojawiają się opóźnienia, na które agencja nie ma wpływu.

Jeżeli doślemy materiały miesiąc po ustalonym czasie, nie możemy oczekiwać, że agencja nagle rzuci wszystkie inne projekty i zajmie się właśnie naszą realizacją. Wszystko ma swój harmonogram i niestety wówczas będziemy musieli poczekać na swoją kolej. To samo dotyczy akceptacji różnych działań. Zlecamy specjalistom treści, ale nie chce nam się ich czytać i zwlekamy tygodniami z przesłaniem uwag bądź akceptacji? W ten sposób działamy na swoją niekorzyść, ponieważ agencja zamiast publikować treści, jest zmuszona czekać na kontakt od zleceniodawcy.

Skoro dotarłeś do tego miejsca, to prawdopodobnie zapoznałeś się z powyższymi zagadnieniami. A teraz zadaj sobie pytanie: czy biorąc je wszystkie pod uwagę, naprawdę są to rzeczy niewykonalne? Jeżeli uważasz, że nie, to z pewnością twoje zlecenie będzie realizowane sprawnie i terminowo, a ty będziesz miał satysfakcję z efektu końcowego.