Poradnik o pracy zdalnej w czasie epidemii koronawirusa

Poradnik o tym, że nie istnieje uniwersalny poradnik o pracy zdalnej

W środę 4 marca w Polsce odnotowano pierwszy przypadek zarażenia wirusem SARS-CoV-2 – od tego czasu liczba zakażonych stale rośnie. By uniknąć rozprzestrzeniania się epidemii, zalecane jest m.in. ograniczenie kontaktów i autoizolacja. W zaistniałej sytuacji większość firm – również nasza agencja – pracuje w trybie zdalnym. Jak grzyby po deszczu rosną kolejne poradniki na temat home office, przydatnych narzędzi oraz sprytnych patentów, jak przestawić się na taki model. Dlaczego nie ma możliwości, by stworzyć uniwersalny poradnik o pracy z domu? Na to pytanie odpowiadamy w najnowszym wpisie blogowym, a także przedstawiamy fantastyczne społeczne inicjatywy, które warto obecnie wspierać. 

Praca zdalna według specustawy

W oficjalnym Serwisie Rzeczypospolitej Polskiej znalazły się przydatne informacje na temat pracy zdalnej (Praca zdalna. Ważne pytania i odpowiedzi) i tego, w jaki sposób pracodawca może ją powierzyć pracownikowi. Najważniejsze założenia specustawy to:

  • forma powierzenia pracownikowi pracy zdalnej jest dowolna – uznaje się np. formę ustną, 
  • nie ma zdefiniowanego maksymalnego czasu wykonywania pracy zdalnej, powinien być to czas uzasadniony przeciwdziałaniem COVID-19, 
  • w przypadku, gdy pracownik zgłosi pracodawcy brak możliwości świadczenia pracy w miejscu zamieszkania, pracodawca powinien wyznaczyć pracownikowi inne miejsce wykonywania pracy, 
  • wystarczy, by pracodawca powołał się na profilaktykę i zapobieganie rozprzestrzeniania się wirusa, by zlecić pracownikom pracę zdalną. 

Dlaczego nie istnieje uniwersalny poradnik o pracy zdalnej? 

Doskonałym podsumowaniem obecnej sytuacji w Polsce jest post redaktora serwisu Antyweb Grzegorza Marczaka:

O ile w naszej kilkunastoosobowej agencji praca z Google Drive i Trello to codzienność, to w wielkich korporacjach, działających na skomplikowanych systemach i w oparciu o procedury, to mission impossible. Odpowiadając zatem na pytanie postawione w leadzie: nie istnieje uniwersalny poradnik o pracy zdalnej, bo inaczej wygląda home office w małej agencji reklamowej, a inaczej w korporacji, w której pracuje kilka tysięcy osób,  a oddziały firmy znajdują się w kilkunastu krajach. 

Z jakich narzędzi korzysta nasza agencja? 

Przedstawię, co dobrze się u nas sprawdza:

  • Google Drive – dobrze znane zarówno osobom prywatnym, jak i firmom małej i średniej wielkości. To jeden ze sztandarowych produktów Google, służący do przechowywania i synchronizacji plików. Wielkim atutem pracy w chmurze jest fakt, że na jednym dokumencie może pracować jednocześnie kilka osób. Dokumenty można udostępniać z możliwością edytowania, komentowania lub tylko wyświetlania – w zależności od potrzeb i sytuacji. 
  • Trello – kolejne narzędzie, które służy do zarządzania projektami – zarówno w biurze, jak i w domu. Umożliwia tworzenie tablic z projektami i pomaga organizować zadania i dopilnowywać terminów ich realizacji. Podczas pracy zdalnej można przypisywać zadania współpracownikom, dodawać komentarze i oznaczać tam odpowiednie, zainteresowane osoby, tworzyć listy zadań i ustawiać terminy oraz o nich przypomnienia. 
  • Redmine –  to doskonałe narzędzie do  zarządzania projektami – również takimi, w których udział bierze większa liczba osób (np. zespół składający się z kilku specjalistów) lub takimi, które mają wiele powiązanych podprojektów. O każdej nowej aktywności na temat zagadnienia, przypisani do niego użytkownicy mogą otrzymywać powiadomienia e-mail. 
  • Google Hangouts – kolejne – po dysku Drive – darmowe narzędzie od Google. Umożliwia ono prowadzenie bezpłatnych rozmów wideo i głosowych z jedną osobą lub grupą osób, a także wysyłanie SMS-ów za pomocą numeru telefonu Google Voice lub Google Fi. Google Hangouts działa w przeglądarce, jak również na urządzeniach z Androidem i iOSem. 
  • Slack – popularny – również darmowy – komunikator. Jest banalnie prosty i intuicyjny. Można utworzyć kanały i grupy (również prywatne), w której tylko zainteresowani (np. danym projektem) będą dyskutować. Ogromnym atutem Slacka jest możliwość integracji z wieloma innymi narzędziami i programami (np. z kalendarzem, Trello, Jirą i wielu innych). 
  • Centrala telefoniczna VoIP – by móc odbywać rozmowy telefoniczne z klientami, w kilka minut przekonfigurowaliśmy naszą centralę, aby zachować łączność pracując zdalnie. Dzięki temu można się bez przeszkód dodzwonić do nas na firmowe telefony stacjonarne, pomimo, że fizycznie nie ma nas w biurze.

Wymienione powyżej narzędzia sprawdzają się w kilkunastoosobowej firmie, jednak – co należy ponownie podkreślić – nie ma jednej recepty i uniwersalnego sposobu na pracę zdalną. 

Google i Microsoft dla szkół i biznesu

Kilka dni temu Google we współpracy z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów udostępniło dostęp do pakietu „G Suite dla Szkół i Uczelni w Polsce”, a Microsoft pakiet Office 365 w wariancie edukacyjnym:

Nie tylko edukacja, bo również biznes może skorzystać z darmowego dostępu do narzędzi od Google. Przydatną w obecnym czasie funkcjonalnością jest możliwość odbycia wideokonferencji za pośrednictwem  Hangouts Meet, dostępną dla wszystkich użytkowników G Suite za darmo do 1 lipca 2020 roku. 

Co po pracy zdalnej? Społeczne inicjatywy!

To budujące, że w czasach epidemii nasze społeczeństwo się jednoczy i powstaje coraz więcej oddolnych, społecznych inicjatyw.  Jedną z nich jest Pies w koronie. Jest to grupa wsparcia dla osób, które przebywają na kwarantannie lub poddają się samoizolacji (np. z powodu złego samopoczucia), a posiadają psa lub inne zwierzę domowe, które wymaga wyprowadzenia na spacer lub przejęcia tymczasowej nad nim opieki. Inna, warta uwagi inicjatywa to Wzywamy posiłki.  Zrzesza ona osoby, które chcą przekazywać posiłki dla personelu medycznego. Nieferie – użyteczna wiedza i wskazówki, jak mądrze i bezpiecznie wykorzystać czas dziecka, które przymusowo zostaje w domu. 

Na inny, oryginalny pomysł spędzenia czasu wpadł Górnik Zabrze:

Infodemia, czyli epidemia informacyjna

Zachęcam również, by z ostrożnością i zdrowym rozsądkiem podchodzić do wszelkich – szczególnie tych clickbaitowych i sensacyjnych – newsów. Polecam poradnik, jak weryfikować informacje, którymi jesteśmy dosłownie zalewani. Gdy coś ewidentnie jest fake newsem – zgłoś stronę lub post. Poza weryfikacją prawdziwości kolejnych, medialnych doniesień uczulam również na produkty typu “szybki test do domowej diagnostyki na koronawirusa”. Widzisz w internecie maskę antywirusową czy test diagnostyczny, które nie posiadają żadnego atestu lub certyfikatu? Reaguj – zgłoś przypadek do CSIRT, czyli Zespołu Reagowania na Incydenty Bezpieczeństwa Komputerowego

Podsumowanie

W obecnej sytuacji zmieniły się priorytety – nadrzędnymi wartościami dla każdego pracodawcy i pracownika powinno być bezpieczeństwo ogółu, wydajność jednostki staje się kwestią drugorzędną. Zmiana trybu pracy ze stacjonarnej na zdalną to jedna z metod, która pozwoli ograniczyć ryzyko przenoszenia się koronawirusa. Od poniedziałku (16.03.) cała nasza firma pracuje zdalnie #ZdalniOdpowiedzialni – każdy, kto ma taką możliwość, też powinien.